Motivationskartläggningen, fem veckor i tre kolumner

Frågan om vad som motiverar en människa ger nästan alltid ett svar som låter bra. Den här övningen frågar i stället efter något som redan har hänt: vad gjorde du de senaste fem veckorna, och vilket skäl var sant just då? Skälen sorteras i tre kolumner, och sedan tittar man på hur stor del av tiden som hamnade i var och en.

Poängen är inte att den tredje kolumnen ska vara störst. I ett riktigt arbete blir den sällan det. Poängen är den mittersta. Det är den som bär över tid, och det är den en ledare kan påverka mest, genom att förklara varför något behöver göras.

Övningen fungerar enskilt, i ett utvecklingssamtal och i en grupp. Den fungerar sämst som en tävling om vem som har den vackraste fördelningen, och den delen behöver ledas bort tidigt.

Räkna med fyrtio minuter i grupp och en kvart enskilt. Det som behövs är deltagarbladet, en penna per person och tillgång till den egna kalendern.

• Säg vad kolumnerna heter, inte vad de betyder. Måste, viktigt, ville. Fyra minuter. Håll definitionerna korta med flit.

• Öppna kalendern och gå bakåt fem veckor. Tio minuter. Skriv varje sak du faktiskt lade tid på direkt i den kolumn som var sann den dag du gjorde det, inte i den som låter bäst i efterhand. Tolv till femton rader räcker.

• Ringa in det som skavde. Hörde en rad hemma i två kolumner, sätt en ring runt den där du skrev den. De inringade raderna är samtalets bästa material.

• Skatta andelarna. Tre minuter. Ungefär hur stor del av veckan hamnade i varje kolumn? Hela tiotal räcker. Det ska inte bli bokföring.

• Titta på den mittersta kolumnen. Fem minuter. Vilka rader står där, och vad är det du ser i dem som gör dem viktiga?

• Gå igenom teorin. Tio minuter, och först nu.

• Landa. Fem minuter. Välj en rad i den första kolumnen som borde ha stått i den andra, och skriv en mening om vad som skulle få den att flytta sig dit.

• Måste. Jag gjorde det för att någon annan krävde det, och jag hade slutat om ingen tittade.

• Viktigt. Jag gjorde det för att jag ser att det behövs, även om jag inte tyckte om det.

• Ville. Jag gjorde det för att själva arbetet var meningsfullt eller roligt medan det pågick.

Läs upp de tre meningarna en gång och gå sedan vidare. Frågor om gränsdragningen ska inte besvaras här, de är övningens bästa material och hör hemma i samtalet efteråt.

Ordningen är inte en detalj. Presenteras trappan först placerar de flesta sina rader där de tycker att de borde ligga i stället för där de låg, och då mäter övningen deltagarnas bild av vad som är ett bra svar. Kartlägg först, förklara sedan. Det gäller även när gruppen redan känner till självbestämmandeteorin sedan tidigare.

Tio minuter räcker. Den vanligaste indelningen är mellan inre och yttre motivation, alltså mellan att göra något för själva görandets skull och att göra det för att det leder till något annat. Den uppdelningen är användbar men trubbig, och den missförstås ofta som att den ena sorten är fin och den andra ful.

Det som gör teorin användbar är i stället skalan däremellan. Yttre motivation finns i flera former, beroende på hur mycket personen har gjort skälet till sitt eget.

• Yttre reglering. Jag gör det för att någon kräver det, och slutar när ingen tittar. Det här är den första kolumnen.

• Introjicerad reglering. Jag gör det för att jag skulle skämmas annars, eller för att jag vill bli sedd som duktig. Kravet har flyttat in i huvudet men känns fortfarande som ett krav. Den här sorten har ingen egen kolumn, och det är avsiktligt.

• Identifierad reglering. Jag gör det för att jag ser att det är viktigt, även om uppgiften i sig är trist. Det här är den mittersta kolumnen.

• Inre motivation. Jag gör det för att det är meningsfullt eller roligt i sig. Det här är den tredje kolumnen.

Van den Broeck och kollegor vägde 2021 samman 124 urval för att pröva om trappan håller. Den gjorde det, men resultatet var skarpare än väntat. Inre motivation hade starkast samband med välbefinnande. För prestation var det däremot identifierad reglering som förutsade bäst, alltså inte lusten till uppgiften utan övertygelsen om att den betyder något. Introjicerad reglering hade både positiva och negativa följder, den driver på men kostar. Yttre reglering hade svaga samband med beteende men tydliga kostnader för välmåendet.

• Den fjärde sorten göms i de två första kolumnerna. Skammen ser ut som plikt när den skrivs ner. Fråga vad som skulle hända om raden inte blev gjord. Handlar svaret om vad andra skulle tycka om dig snarare än om vad som skulle gå fel, står raden fel.

• Andelarna är inte ett betyg. En tredje kolumn på tio procent är ett normalt utfall i ett arbete med uppdrag, deadlines och andra människor.

• Kolumnerna beskriver skäl, inte uppgifter. Samma uppgift kan stå i olika kolumner hos två personer, och hos samma person olika veckor. Det är just därför den kan flyttas.

Den realistiska förändringen över ett halvår. Den tredje kolumnen ligger nästan stilla, för lusten till en uppgift går sällan att beordra fram. Det som rör sig är gränsen mellan den första och den andra kolumnen, och den rör sig när någon förklarar varför.

Det här är övningens viktigaste samtal, och det behöver sägas rakt ut. Ingen chef kan göra en avvikelserapport rolig. Däremot kan hon göra den begriplig, och skillnaden mellan att skriva den för att någon kräver det och att skriva den för att man ser vad den används till är hela skillnaden mellan kolumn ett och kolumn två.

Det gör också målet med övningen mindre luftigt. Frågan är inte hur gruppen ska bli mer motiverad, utan vilka rader i den första kolumnen som skulle kunna stå i den andra om någon berättade vad de leder till.

Det här är erfarenhet från rummet och inte mätdata, men mönstren återkommer.

• Chefen har en större andra kolumn än sina medarbetare. Det är rimligt, eftersom hon var med när besluten fattades och därför känner till skälen. Skillnaden i sig är ett av de mest användbara samtalen övningen kan ge, och den handlar sällan om vilja och nästan alltid om vem som fick höra varför.

• Den första kolumnen växer efter perioder med hög belastning. När tempot är högt hinner ingen förklara någonting, och då blir allt mer krav och mindre mening.

• Den som har en stor tredje kolumn har oftast skyddat den. Fråga hur, det brukar vara den mest konkreta lärdomen på hela dagen.

• Vilken av raderna här skulle du inte ha gjort om ingen frågade efter den?

• Vet du vad den används till? Om inte, vem vet det?

• Finns det en rad här som du misstänker att ingen längre behöver?

• Vad skulle behöva sägas för att den flyttade sig ett steg åt höger?

• Vad är det du ser i de här raderna som gör dem viktiga?

• När fick du veta det, och av vem?

• Om raden inte blev gjord, vad skulle gå fel? Och för vem?

• Finns det någon här som egentligen handlar om att du inte vill göra någon besviken?

• Vad har du gjort för att den här tiden fortfarande finns kvar?

• Vem eller vad hotar den, och vad brukar den ge vika för?

• Skulle den överleva om den mättes?

• Vad var det som gjorde att den hörde hemma i två kolumner samtidigt?

• Vilken av de två skulle den ha hamnat i om du gjort samma sak i förra veckan?

• Vad skulle behöva vara sant för att ringen försvann?

Låt var och en behålla sitt blad och dela bara andelarna, alltså de tre talen, om de vill. Samtalet blir bättre av jämförelsen och sämre av redovisningen.

• Var i rummet ligger den största första kolumnen, och vad gör vi som gör den så stor?

• Vilka rader är gemensamma för flera, och står de i samma kolumn hos alla?

• Vad gör vi tillsammans som ingen av oss har i sin tredje kolumn?

• Vilken enda sak skulle flytta mest tid från kolumn ett till kolumn två, för flest av oss?

I utvecklingssamtalet. Be personen göra kartläggningen i förväg och ta med sig den. Du ser den inte, hon berättar det hon vill. Ditt uppdrag i samtalet är en enda sak: att hitta en rad i den första kolumnen som du kan förklara varför den finns.

I ledningsgruppen. Gör den på er egen kalender och lägg till en fjärde fråga: hur skulle era medarbetares kolumner se ut om de gjorde samma sak? Skriv gissningen först och fråga sedan. Skillnaden mellan gissningen och svaret brukar vara dagens mest obekväma och mest användbara siffra.

Framåtriktad. Gör samma tre kolumner på de fem veckor som kommer i stället för på dem som varit. Den varianten är mildare, eftersom ingenting ännu har hänt, och den passar bättre i en grupp som är ny för varandra.

Den vanligaste är att fördelningen blir ett betyg. Deltagaren med en stor tredje kolumn framstår som mer engagerad, och den med en stor första som en som inte bryr sig. Ingetdera följer av materialet. Säg innan ni börjar att den första kolumnen finns i varje arbete och att frågan är vad den innehåller, inte hur stor den är.

Den andra är att bladet blir chefens. Kartläggningen bygger på att raderna skrivs ärligt, och det gör de bara om personen vet att ingen annan läser dem. Samla aldrig in bladen.

Den tredje är svårast och värd att veta om innan du börjar. Att förklara varför stärker den identifierade regleringen, men gränsen mot att övertala någon om ett varför hon inte delar är tunnare än den känns. Om samtalet upprepade gånger landar i att personen borde tycka att något är viktigt, har ni gått över gränsen. Frågan om vad hon ser som gör raden oviktig är i det läget mer ärlig än ännu en förklaring.

Om någon gjorde samma kartläggning över den tid du fördelar åt andra, hur skulle deras kolumner se ut?

Ryan, R. M. & Deci, E. L. (2000). Intrinsic and extrinsic motivations: Classic definitions and new directions. Contemporary Educational Psychology, 25(1), 54–67. · Van den Broeck, A., Howard, J. L., Van Vaerenbergh, Y., Leroy, H. & Gagné, M. (2021). Beyond intrinsic and extrinsic motivation. Organizational Psychology Review, 11(3), 240–273. · Cerasoli, C. P., Nicklin, J. M. & Ford, M. T. (2014). Intrinsic motivation and extrinsic incentives jointly predict performance. Psychological Bulletin, 140(4), 980–1008. · Slemp, G. R., Field, J. G., Ryan, R. M. & Forner, V. W. (2024). Interpersonal supports for basic psychological needs. Journal of Personality and Social Psychology. · Övningsformen är egen och bygger på självbestämmandeteorins skala för reglering.

Artiklarna finns sammanfattade på svenska i kunskapsbanken, kategori Motivation.