Vad ligger i din cirkel? En golvövning

Att sortera är lätt att förstå och svårt att göra i huvudet. När lapparna ligger på golvet blir fördelningen synlig på ett sätt som ingen behöver påpeka, och det gör att samtalet kan handla om vad man ska göra i stället för om huruvida problemet finns.

Fem minuter räcker, och den ska vara kort. Allt en människa bryr sig om ryms i den yttre cirkeln: konjunkturen, koncernens beslut, hur kollegan uppför sig, vad som skrivs om branschen. En del av det ligger också i den inre cirkeln, alltså inom räckhåll för vad hon själv kan göra.

Säg tydligt att modellen inte påstår att den yttre cirkeln vore oviktig. Den handlar om var energin hamnar. Läggs energin i den inre cirkeln blir man efter hand mer kompetent, mer betrodd och tillfrågad om fler saker, och cirkeln växer. Läggs energin i den yttre går tiden till att analysera, förklara och beklaga sådant man inte rår över, och handlingskraften i mitten hinner inte användas.

Nämn också varifrån bilden kommer. Stephen Covey presenterade den 1989 i The 7 Habits of Highly Effective People, och han byggde på ett äldre psykologiskt begrepp: kontrollokus, som Julian Rotter formulerade 1966. Kontrollokus handlar om i vilken grad en människa upplever att det som händer henne beror på henne själv eller på yttre krafter.

Säg den innan ni börjar, inte efteråt. Modellens svaghet är att den lätt blir ett sätt att lägga ansvaret på den enskilde. Om arbetsbelastningen är ohållbar eller organisationen dysfunktionell är det inte den anställdas cirkel som ska växa, det är förhållandena som ska ändras. Övningen är till för att frigöra handlingskraft, inte för att avfärda befogad kritik som något som ligger utanför någons cirkel. Om du inte säger det kommer någon i rummet att tänka det ändå, och då tystnar hon i stället.

I senare bearbetningar delas den inre cirkeln i två. Ytterst finns det jag bryr mig om, i mitten det jag kan påverka, och innerst det jag faktiskt bestämmer över. Skillnaden mellan de två inre är värd att nämna, eftersom den är den vanligaste källan till besvikelse. Att påverka betyder att någon annan fattar beslutet men lyssnar, och den som förväxlar det med att bestämma blir förbittrad varje gång beslutet blir ett annat än hon föreslog.

Om du vill kan du tejpa tre ringar i stället för två. Det ger ett rikare samtal och tar ungefär tio minuter längre, eftersom sorteringen blir svårare.

• Tejpa ringarna i förväg. En stor yttre ring och en mindre inre. Gör den inre rejält mycket mindre, ungefär en tredjedel i diameter. Proportionen är en del av budskapet.
• Gå igenom modellen, fem minuter. Se ovan.
• Skriv, fem minuter. Var och en skriver det som tynger just nu, en sak per lapp. Sikta på fem till åtta lappar. Säg att ingen annan kommer att läsa namnet, bara innehållet.
• Lägg ut, tre minuter. Alla lägger sina lappar i den ring där de hör hemma, samtidigt. Samtidigheten spelar roll: annars justerar de sista efter de första.
• Titta, två minuter. Gå runt i tystnad och läs. Ingen kommenterar ännu.
• Fånga upp, åtta minuter. Fråga vad de ser. Fördelningen brukar tala för sig själv.
• Flytta en lapp, fem minuter. Be var och en hitta en lapp i den yttre ringen som innehåller en liten del som faktiskt går att göra något åt. Skriv om den delen på en ny lapp och lägg den i mitten.
• Fånga upp igen, sju minuter. Det är den här delen som är övningens behållning.

• En sak per lapp. Den som skriver hela omorganisationen på en lapp kan inte sortera den, eftersom delar av den ligger i båda ringarna. Att tvinga fram uppdelningen är halva poängen.
• Kommentera inte enskilda lappar. Den som lagt sin lapp i fel ring enligt dig har oftast ett skäl du inte känner till.
• Låt den yttre ringen få vara full. Den ska inte tömmas. Målet är inte att allt ska hamna i mitten utan att veta vad som ligger var.

Ett vanligt misstag i riggningen är att göra ringarna för små. Den yttre bör vara så stor att fem personer kan stå inuti den utan att trängas, annars blir lapparna liggande på varandra och fördelningen går inte att se på avstånd. Det är avståndet som gör bilden.

Det här är det som gör övningen till något mer än en sorteringsövning. Covey påstår inte bara att det finns två sorters frågor utan att gränsen mellan dem rör sig, och att det är den egna handlingen som flyttar den. Den som gör något åt det lilla hon rår över blir efter hand tillfrågad om större saker.

Var ärlig om hur starkt det påståendet står. Covey var författare och lärare, inte forskare, och cirklarna är inte prövade. Det som har visst stöd är den underliggande tanken: människor med inre kontrollokus rapporterar högre välbefinnande och något bättre prestation. Sambanden är måttliga, och riktningen är inte klarlagd. Det kan lika gärna vara så att den som har verkligt inflytande upplever sig ha det.

Det här är facilitatorers erfarenhet och inte mätdata, men de återkommer.

• Den yttre ringen fylls tre gånger så fort. Det säger inte att gruppen är passiv. Det som tynger är per definition oftast sådant man inte rår över, annars hade man redan gjort något åt det.
• Samma lapp ligger i olika ringar hos olika personer. Det är övningens mest användbara fynd, eftersom det pekar rakt på var mandatet faktiskt ligger i organisationen.
• Chefer lägger fler lappar i mitten än medarbetare. Delvis för att de har mer mandat, delvis för att det är svårt att i sin egen grupp erkänna att man inte rår över något.

• Gå runt och läs innan ni säger något. Vad ser ni?
• Hur ser fördelningen ut, och förvånar den er?
• Finns det lappar som ligger i den yttre ringen men som ni känner igen från varandra?
• Vilken lapp tar mest av din tankekraft på en söndagskväll?
• Ligger den lappen i den ring där den hör hemma?
• Den skarpaste frågan: vad ligger utanför din cirkel som du ändå lägger tid på?

• Vad var den lilla delen du hittade?
• Vad hindrade dig från att se den tidigare?
• Vad skulle behöva vara sant för att fler av dina lappar skulle kunna delas?
• Är det något som ligger i mitten som du behandlar som om det låg i ytterkanten?
• Vem i rummet har en lapp i sin yttre ring som ligger i din inre?
• Vad tänker du göra på måndag, och när?

Den näst sista frågan är den som brukar ge mest i en grupp som arbetar ihop. Det som för den ena är väder är för den andra ett beslut hon själv kan fatta, och det syns sällan förrän lapparna ligger bredvid varandra.

• Vilken lapp har legat i din yttre ring längst?
• Har någon lapp flyttat sig från den yttre till den inre under det senaste året, och vad var det som gjorde det?
• Finns det något du lagt i mitten som du egentligen inte vill ha ansvar för?
• Vad skulle en kollega säga låg i din inre ring som du själv lagt i den yttre?
• Om du fick lämna över en av dina lappar till någon annan i rummet, vilken skulle det vara och till vem?

Samma sortering fungerar på gruppnivå och är ofta nyttigare där. I stället för att var och en skriver om sig själv skriver gruppen ned det den faktiskt pratat om under den senaste timmen, ett ämne per lapp, och lägger lapparna i ringarna. Frågan blir enkel och obekväm: vad av det vi pratat om ligger inom vårt eget mandat?

En ledningsgrupp som ägnar större delen av mötestiden åt koncernens beslut, marknaden och andra avdelningar arbetar i sin yttre cirkel. Det är inte alltid fel, eftersom en del av uppdraget är att förstå omvärlden, men om fördelningen är åtta lappar ute och två inne är det värt att prata om vad mötet är till för.

Har du inget golv fungerar samma sak på ett blädderblock. Rita de två ringarna stort, dela ut lappar och låt alla sätta upp samtidigt. Det man förlorar är storleken: en tejpad ring på golvet som man kan gå in i gör proportionen mellan cirklarna kroppslig på ett sätt en ritad ring inte gör.

Den allvarligaste är att övningen blir ett sätt att tysta. Om någon lägger arbetsbelastning, bemanning eller en chefs beteende i den yttre ringen är det ett besked till organisationen, inte ett tecken på passivitet. Ta emot de lapparna som information och säg vad du tänker göra med dem. Om du inte kan göra något, säg det också.

Den andra är att sorteringen görs för snabbt. Nästan ingenting ligger helt i den ena ringen. Det verkliga arbetet ligger i att dela en fråga i två delar, och det steget hoppas lätt över om tiden är knapp.

Vad av det som tyngde dig i förra veckan låg faktiskt i den inre cirkeln?

Covey, S. (1989). The 7 Habits of Highly Effective People. New York: Free Press. · Rotter, J. (1966). Generalized expectancies for internal versus external control of reinforcement. Psychological Monographs, 80, 1–28. · Övningsformen är en vanlig golvövning utan belagd upphovsperson.